Wat is belangrijk bij het gebruik van e-mail en post?

Informatieveiligheid is van cruciaal belang in de zorg, bijvoorbeeld voor de veilige verwerking van patiëntgegevens. Daarom deelt het team digitalisering van ZEL in een serie  artikelen tips en tricks met u over het stimuleren van informatieveilig gedrag, waarmee u direct in de praktijk aan de slag kunt. In ieder artikel uit de serie besteden we aandacht aan een ander onderwerp en deze week is dat het uitwisselen van informatie via de e-mail en post. 
  
Het is van groot belang dat voor het uitwisselen van de juiste informatie de juiste kanalen worden gebruikt voor een veilige overdracht van de gegevens. In dit artikel delen we enkele tips met u.  

1. Met een patiënt mailen via onveilige e-mail of berichten versturen via WhatsApp is niet toegestaan conform de AVG, ook niet als de patiënt hier toestemming voor geeft. Zie het regionale handboek gegevensoverdracht voor de afspraken die hierover zijn gemaakt in onze regio.
   - Mailen via Secure Mail van Zorgmail mag wél.
   - In het geval de correspondentie plaats vindt tussen zorgmedewerkers die een behandelrelatie met de patiënt hebben, mogen berichten met patiëntgegevens ook via Siilo uitgewisseld worden.
2. Zorg dat altijd het bij de ontvanger duidelijk is over wie u communiceert. Vermeld daarom, bij correspondentie tussen twee zorgmedewerkers met elk een behandelrelatie met de patiënt, het burgerservicenummer van de desbetreffende patiënt. Dit is wettelijk verplicht. 
3. Wees voorzichtig met welke persoonsgegevens u vermeldt en waar u dit doet. Zet bijvoorbeeld geen persoonsgegevens in het onderwerp van een bericht. 
4. Open geen bijlage of link van een verdachte e-mail. Reageer niet en verwijder de e-mail direct. 
5. Het gebruik van de gewone e-mail voor het extern mailen van administratieve personeelsgegevens, bedrijfsgegevens en andere vertrouwelijke niet-patiëntgegevens is toegestaan. 
6.  Zolang er geen goede elektronische alternatieven zijn, geldt de brief als acceptabele manier voor het versturen van vertrouwelijke informatie, mits de brief in een gesloten envelop per post verstuurd. Vanwege het briefgeheim wordt dit gezien als veilig.   

Informatieveilig gedrag in de praktijk – de wegwijzer  
Hebben de medewerkers van uw praktijk moeite met het herkennen van phising mails, of worden er wel eens privacygevoelige data via WhatsApp gedeeld? Bij dergelijke problemen is er meer nodig dan alleen bewustwording. Om het probleem structureel te verhelpen, is het van belang om in te zoomen op het gedrag en acties te kiezen die inspelen op dit gedrag. ICTU heeft een wegwijzer ontwikkeld, die u helpt om dergelijke vraagstukken op te lossen. In zes stappen wordt het probleem gedefinieerd, het gewenste gedrag bepaald en wordt er vastgesteld welke interventies ervoor kunnen zorgen dat het gewenste gedrag plaatsvindt en verankerd zal blijven. De wegwijzer is praktisch ingericht en toegespitst op informatieveilig gedrag in de gezondheidszorg. Daardoor is deze zeer goed toepasbaar in de eerste lijn!  
  
Voor meer informatie over het gebruik van de juiste informatie voor de juiste kanalen en het gebruik van de wegwijzer kunt u contact opnemen met Team Digitalisering via ict@zel.nl. 
 
Benieuwd naar de andere artikelen uit deze serie? U vindt ze hieronder:  
 

• Hoe kunt u veilig omgaan met uw wachtwoord? 
• Is uw werkplek juist ingericht? 
• Hoe kunt u patiëntgegevens op de juiste manier delen?

Deel dit bericht: