Waar houdt u rekening mee bij de externe opslag van gegevens?

Informatieveiligheid is van cruciaal belang in de zorg, bijvoorbeeld voor de veilige verwerking van patiëntgegevens. Daarom deelt het team digitalisering van ZEL in een serie van artikelen tips en tricks met u over het stimuleren van informatieveilig gedrag, waarmee u direct in de praktijk aan de slag kunt. In ieder artikel uit de serie besteden we aandacht aan een ander onderwerp en deze week is dat de externe opslag van gegevens.

Hoe beheert u de externe opslag van gegevens optimaal? Hierbij enkele tips:

• Patiëntgegevens worden alleen permanent opgeslagen in het patiënten informatiesysteem (HIS/EPD). Praktische uitzonderingen hierop zijn:           

• Sla bij voorkeur geen telefoonnummers van patiënten op in uw mobiele telefoon, zeker niet met naam en toenaam. Als uw telefoon gestolen wordt, bestaat immers het risico dat de gegevens op straat terecht komen.
• Als uw werktelefoon wordt gestolen, neem dan direct contact op met de leverancier om uw simkaart te laten blokkeren. Neemt u hoog vertrouwelijke gegevens mee naar buiten op een onbeveiligd medium zoals DVD, SD kaart of onbeveiligde USB-stick? Beveilig dan het bestand. Microsoft Office heeft een ingebouwde functie waarmee bestanden met een wachtwoord beveiligd kunnen worden. In dit artikel leest u hoe u dit kunt doen.

Informatieveilig gedrag in de praktijk – de wegwijzer

Heeft u het vermoeden dat er niet altijd juist om wordt gegaan met de externe opslag van gegevens? Of speelt er een ander vraagstuk op het gebied van informatieveilig gedrag? Hebben de medewerkers van uw praktijk bijvoorbeeld moeite met het herkennen van phishing mails, of worden er wel eens privacygevoelige data via Whatsapp gedeeld?

Bij dergelijke problemen is er meer nodig dan alleen bewustwording. Om het probleem structureel te verhelpen, is het van belang om in te zoomen op het gedrag en acties te kiezen die inspelen op dit gedrag. ICTU heeft een wegwijzer ontwikkeld, die u helpt om dergelijke vraagstukken op te lossen. In zes stappen wordt het probleem gedefinieerd, het gewenste gedrag bepaald en wordt er vastgesteld welke interventies ervoor kunnen zorgen dat het gewenste gedrag plaatsvindt en verankerd zal blijven. De wegwijzer is praktisch ingericht en toegespitst op informatieveilig gedrag in de gezondheidszorg. Daardoor is deze zeer goed toepasbaar in de eerste lijn!

Voor meer informatie of vragen over de externe opslag van gegevens en het gebruik van de wegwijzer kunt u contact opnemen met Team Digitalisering via ict@zel.nl.

Benieuwd naar de andere artikelen uit deze serie? U vindt ze hieronder:   

·        Hoe kunt u veilig omgaan met uw wachtwoord?
·        Is uw werkplek juist ingericht?
·        Hoe kunt u patiëntgegevens op de juiste manier delen? 
·        Wat is belangrijk bij het gebruik van e-mail en post?
·        Wat is belangrijk voor veilige dossiervoering?
·        Het gebruik van sociale media als zorgprofessional